Архівні установи Житомирської області, виконуючи завдання, визначені у розпорядженні Президента України „Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України”, дорученні до нього Прем’єр-міністра України, рішенні колегії Державного комітету архівів України „Про підсумки роботи державних архівних установ у 2009 році та їх завдання на 2010 рік”, аналогічному рішенні колегії Держархіву Житомирської області, домоглися певних позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

Кожен з архівістів області вніс суттєвий доробок у загальнодержавну справу, спрямовану на впровадження та реалізацію  положень Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Здійснювався великий обсяг робіт по формуванню Національного архівного фонду, його упорядкування, збереження та інтенсивне використання документної інформації в науково-дослідній та соціально-правовій сферах, просвітницькій діяльності.

Архівними установами області підготовлено та внесено в установленому порядку 18 проектів рішень, розпоряджень органів влади вищого рівня. Всі проекти рішень, розпоряджень прийняті за основу.

В ході їх виконання вживались заходи щодо поліпшення стану архівної справи та діловодства в регіоні.

Підготовлено 27 доповідних записок, 58 інформацій з питань стану архівної справи та діловодства, зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ та забезпечення гарантованої збереженості документів НАФ, створення Трудових архівів та подано до органів виконавчої влади та місцевого самоврядування.

Як позитив, слід відмітити тенденцію щодо збереження практики вивчення та аналізу роботи архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів.

У 2010 році проведено комплексні перевірки архівних відділів Андрушівської, Брусилівської, Попільнянської, Романівської, Ружинської райдержадміністрацій, архівного відділу Коростенської міськради, Трудових архівів Андрушівського, Житомирського, Романівського районів та контрольні перевірки архівного відділу Малинської райдержадміністрації і Трудового архіву Житомирського району.

З метою удосконалення проведення комплексних перевірок архівних установ та Трудових архівів розроблено Анкету-запитальник, яку затверджено наказом директора архіву у грудні 2010 року.

Практика проведення дієвих комплексних перевірок роботи архівних відділів та Трудових архівів буде здійснюватись і надалі. У 2011 році їх заплановано 11.

Відповідно до плану роботи Держкомархіву України у першому кварталі 2010 року з 29 березня по 2 квітня, робочою групою фахівців Держкомархіву проведено комплексну перевірку діяльності Державного архіву Житомирської області.

Перевірка здійснювалася шляхом вивчення наявних в держархіві області документів із основних напрямків діяльності, а також візуального обстеження архівосховищ, співбесід з керівниками та фахівцями архіву, вибіркового ознайомлення із роботою трудових архівів, архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад Андрушівського, Бердичівського районів, м.Житомира, визначених архівних підрозділів установ.

Результати перевірки були заслухані на засіданні колегії Держкомархіву України 20 квітня 2010 року. Прийняте відповідне рішення, на виконання якого в держархіві області було проведено детальний його аналіз.

Для усунення порушень і недоліків, виявлених робочою групою фахівців Держкомархіву розроблено План заходів, який затверджено на засіданні колегії  7 травня 2010 року.

Більшість заходів, передбачених Планом виконані в повному обсязі. Значна увага приділялася питанням організації роботи держархіву області, організації науково-методичного керівництва діяльністю архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів, формуванню НАФ, науково-методичному керівництву архівними установами та контролю за їх діяльністю, організації роботи з підприємствами, установами і організаціями, використанню документної інформації.

Акцентовано увагу на усунення недоліків, виявлених перевіркою, в роботі по забезпеченню збереженості та обліку документів НАФ.

Разом з тим, слід зазначити, що на виконання в повному обсязі заходів, зазначених у Плані необхідні значні кошти.

За браком коштів не вирішується питання позавідомчої охорони приміщень держархіву області.

Вивчена технічна можливість роботи систем вентиляції і кондиціювання повітря приміщення архіву по вул Охрімова Гора, 2/20 та придатність до експлуатації існуючої системи в будівлі архіву по вул.Замкова,3.

Значна увага приділялась питанню охорони праці в держархіві області. Проведена атестація робочих місць умов праці, за результатами якої 4 робочих місця віднесено до категорії небезпечних та шкідливих. Керівник установи та члени комісії по перевірці знань з питань охорони праці пройшли навчання в Житомирському експертно-технічному центрі. В минулому році всі працівники держархіву області пройшли медичний огляд.

Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду -  головна турбота архівних установ області.

Реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства в області забезпечують: державний архів області, 23 архівні відділи райдержадміністрацій, 5 архівних відділів міських рад, 24 трудові архіви та близько 2 тис. архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.

Основним питанням в роботі були організація збереження архівних документів, перевірка їх наявності і стану, проведення реставраційних і ремонтних робіт, оправлення і підшивка справ, удосконалення обліку, більш раціонального використання наявних площ архівосховищ.

Станом на 1 січня 2011 року в архівних установах області на держзберіганні перебувало 1 млн. 921 тис. 810 одиниць зберігання, з них в держархіві області - 1 млн. 427 тис. 578 од. зб., а також 65 кінодокументів, 19 тис. 275  фотодокументів, 373  фонодокументів, 37 відеодокументів, 144 фотоальбомів. В трудових архівах зберігаються 145 тис.207 справ документів з особового складу.

Загальна кількість фондів державних архівних установ області становить 11 тис. 656, з них 8 тис. 383 перебували на зберіганні в державному архіві області.

12 тис. 695 описів на документи зберігає держархів області, а загальна їх кількість в архівних установах сягає 15 тис. 975.

Важливим засобом контролю за збереженням документів є перевірка їх наявності й стану. Архівні установи області здійснили перевірку наявності та фізичного стану 101 тис. 458  справ на паперовій основі, при запланованому показнику 77 тис.981 справа.

З метою забезпечення проведення на належному рівні даного виду робіт в архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад, держархівом області розроблено «Робочу інструкцію з перевіряння наявності та фізичного стану справ (документів) з оформленням результатів».

В минулому році в держархіві області продовжувалося перевіряння наявності страхового фонду документів. Станом на 1 січня 2011 перевірено позитивних мікрофотокопій на 2 фонди до 1917 року та 91 фонд після 1917 року, це 9 тис. 362 одиниць зберігання та негативних мікрофотокопій на 218 фондів, що становить 14 тис. 288 одиниць зберігання і 4 тис.762 описи.

В зв’язку з тим, що значна частина документів перебуває в незадовільному фізичному стані зрозумілим є те, що питання створення страхового фонду для архівних установ особливо важливе.

Продовжувалась робота по описанню фільтраційних справ, які були прийняті на держзберігання від Управління служби безпеки України в Житомирській області. За звітний період описано 11 тис.800 справ, одночасно проведено перевірку їх наявності.
У 2010 році в держархіві області замікрофільмовано 61 справу, відповідно 25 тис. 942 кадри з фонду  Волинські дворянські депутатські збори.

Фахівцями держархіву області проведено реставрацію і відремонтавано понад 95 тис. 167 аркушів документів, оправлено і підшито у тверді обкладинки 3 тис.557 справ.

Для подальшого покращення фізичного стану всіх видів документів в архівних установах продовжувалась робота по виявленню таких, що потребують ремонту і реставрації. Постійно проводились санітарно - гігієнічні роботи.

З метою раціонального розміщення документів здійснено переміщення в архівосховищах понад 24 тис. 336 справ.

Ефективним напрямом покращення умов зберігання документів є розміщення фондів у сховищах відповідно до науково-обгрунтованих норм та їх картонування. В 2010 році закартоновано 12 тис. 115 одиниць зберігання, що становить 130% від запланованих обсягів.

Станом на 1 січня 2011 року в архівних установах області зберігається 1 млн. 145 тис. 648 одиниць зберігання закартонованих справ, що становить 59,6 %  загальної кількості.

Проте 21 архівний відділ має потребу в картонажах.

Наголошую на необхідності активізації цієї роботи для досягнення стовідсоткового виконання зазначеного виду робіт.

Посилено контроль за виконання протипожежних заходів та дотриманням вимог чинних нормативно-правових актів, які регламентують організацію охоронного режиму, доступу до приміщень та сховищ.

На виконання наказів Держкомархіву України, спрямованих на посилення пожежної та охоронної безпеки архівних приміщень та забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій, прийнято відповідний наказ директора архіву.

Зазначеним наказом затверджено відповідний План-заходів на 2010 рік. На виконання даного плану КП «Житомирпроект» здійснило обстеження технічного стану будівлі по вул. Охрімова Гора, 2/20.

За попередніми розрахунками на виконання технічних та проектно-кошторисних робіт необхідно понад  160 тис. грн.

Для вирішення цієї проблеми порушено клопотання перед керівництвом облдержадміністрації про сприяння у виділенні коштів за рахунок перевиконання доходної частини бюджету області, необхідних для здійснення проектно – вишукувальних робіт та отримання експертного висновку щодо необхідності капітального ремонту будівлі. Сподіваємось на позитивне вирішення порушеного питання.

За звітний період у приміщеннях архіву забезпечено відповідний протипожежний режим.

Згідно вимог нормативних актів та Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України здійснено обов`язкове страхування членів добровільно-пожежної дружини, перевірено технічний стан пожежної сигналізації, електромережі та електрообладнання.

Дерев`яні конструкції горищного приміщення держархіву області оброблені вогнетривким розчином.  

На предмет звільнення від сторонніх речей, постійно здійснювалось обстеження підвальних приміщень, сходових клітин, технічних поверхів.

Розроблено та погоджено з Держпожежнаглядом програми вступного та первинного інструктажів з пожежної безпеки.

За участі працівників Держпожежнагляду проведене навчання на випадок дії в разі виникнення пожежі та практичне заняття з правил користування вогнегасником.

Перевірено наявність вогнегасників, які перебувають на обліку та технічне обслуговування 20 вогнегасників. Придбано 30 нових та утилізовано 15 застарілих вогнегасників та 2 пожежні рукави.

Постійно здійснювався контроль за рухом, наявністю та станом виданих у користування документів, щоквартально перевірялись журнали видачі справ працівникам архіву та користувачам читального залу. Перевірялась організація охоронного режиму роботи, станупристроїв для замикання і опечатування приміщень, архівосховищ, де зберігаються облікові документи та довідковий апарат, які тимчасово видані у користування.

На дверях архівосховищ додатково встановлено навісні замки.

Охорону приміщень архіву цілодобово забезпечено двома постами сторожів, які працюють у чотири зміни . Згідно Порядку доступу до приміщень і на територію Державного архіву Житомирської області діє система перепусток для відвідувачів до приміщень держархіву, що унеможливлює несанкціонований доступ до робочих кабінетів і сховищ сторонніх осіб.

У 2010 році держархів відвідало 7 тис.373 осіб, в середньому – 615 громадян в місяць. За два місяці поточного року – 1 тис.435  осіб.

Протягом року здійснено ряд заходів, що сприяли зміцненню матеріально-технічної бази архівів. Придбано матеріали для проведення реставрації, ремонту, мікрофільмування, оправлення та підшивання справ, які зберігаються в держархіві області та в архівних відділах

Бердичівської, Малинської, Черняхівської райдержадміністрацій, архівному відділі Житомирської міської ради.

Держархівом області закуплено 3 телефонних апарати, 1 принтер, 742  картонажі, канцелярське приладдя, інструменти для будівельно-ремонтних робіт.

Замінено приміщення архівному відділу Червоноармійської райдержадміністрації, загальна площа якого складає 47,86 кв.м., виділено додаткове приміщення під робочу кімнату архівному відділу Брусилівської райдержадміністрації, там проведено поточний ремонт, облаштовано новими меблями.

В архівному відділі Бердичівської райдержадміністрації встановлено металеві двері.

Замінено на нові двері робочої кімнати в архівному відділу Овруцької райдержадміністрації.

Встановлено охоронну сигналізацію в архівному відділі Новоград-Волинської міськради.

Придбано вогнегасники в архівних відділах Коростенської, Романівської райдержадміністрацій, вогнезахисний розчин для оброблення стелажного обладнання та замочні пристрої в архівному відділі Бердичівської міськради.

Забезпечено комп`ютерами архівні відділи Брусилівської, Малинської райдержадміністрацій; ксероксом, принтером, сканером – архівні відділи Коростенської та Овруцької райдержадміністрації, столами архівний відділ Народицької райдержадміністрації.

Придбано картонажі в архівних відділах Бердичівської райдержадміністрації, Житомирської та Коростенської міських рад.

Збільшено протяжність стелажного обладнання на 190 погонних метрів в архівному відділі Ружинської райдержадміністрації,
16 металевих стелажів встановлено в архівному відділі Черняхівської райдержадміністрації та придбано принтер.

Вжито ряд заходів щодо зміцнення матеріально-технічної бази трудових архівів. Зокрема, виділено додаткові приміщення в Малинському,Черняхівському районах, виділено кошти на встановлення пожежної сигналізації в трудовому архіві Андрушівського району, придбано вогнегасники в Баранівському, Червоноармійському районах, забезпечено комп`ютером, принтером трудовий архів Любарського району, картонажами трудовий архів Житомирського району, матеріалами для підшивання справ трудові архіви – Баранівського, Володарсько-Волинського районів, світлозахисним матеріалом закриті вікна архівосховищ в трудовому архіві Володарсько-Волинського району.

Використання в держархіві області комп`ютерної локальної мережі, власного веб-сайту, електронної пошти, мережі Інтернет, сканеру для архівних документів, позитивно впливало на якість та ефективність роботи по інформуванню про діяльність архіву, сприяло пошуку архівних документів та у виконанні завдань.

На запити підприємств, установ та організацій, для засобів масової інформації і дослідників відскановано 716 аркушів архівних документів. Зазначена робота також проводилась за завданням Держкомархіву та для організації проведення стендових виставок.

Однак за цими показниками приховується ряд істотних недоліків, що мають місце у нашій спільній роботі.

Суттєвою проблемою, що спричинена фінансовою неспроможністю архівних установ, є забезпечення захищеності їх приміщень.

Вкрай незадовільно фінансуються архівні відділи райдержадміністрацій. При розподілу коштів їх бюджетні запити практично не враховуються .

Нагальною проблемою є вирішення питання встановлення охоронної та пожежної сигналізації в 14 архівних відділах райдержадміністрацій та 1 архівному відділі міської ради.

19 архівних відділів потребують заміни дерев’яного та комбінованого стелажного обладнання на металеве. Держархів області неодноразово вказував на цей недолік місцевим органам влади.

Суттєвою проблемою є те, що в добу інформаційних технологій значна частина архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад не мають комп’ютера, ксерокса.

Надаючи важливого значення забезпеченню збереження документів, необхідних для задоволення соціально – правових інтересів громадян в області гостро стоїть питання зберігання документів, що підтверджують трудовий стаж громадян, розмір їх заробітної плати тощо.

Не може не турбувати те, що керівництво підприємств, які ліквідуються без правонаступників, не завжди дбайливо ставляться до документів. Слід відмітити факт зростання кількості підприємств, які припиняють свою діяльність, тому актуальним залишається питання проведення роботи концентрації документів такого характеру в  трудових архівах.

Для вирішення цього складного питання внесені поправки в чинне законодавство, прийняті відповідні розпорядження Президента України, голови облдержадміністрації. Створення трудових архівів передбачено галузевою програмою розвитку архівної справи на 2005-2010 роки.

Функціонування в районах і містах області трудових архівів зі статусом юридичної особи, має забезпечувати зберігання архівних документів, надання юридичним особам і громадянам, архівних довідок, копій та витягів з документів у встановленому Держкомархівом порядку. Вирішення зазначеного питання зніме соціальну напругу та вирішить багато спірних питань громадян, які подають документи на оформлення та переоформлення пенсій і соціальних виплат.

У всіх районах та містах, де рішеннями сесій районних та міських  рад створено трудові архіви забезпечено їх приміщеннями та штатними працівниками.

Нажаль, залишається відкритим питання створення трудових архівів у  містах Коростені та Малині.

Слід зазначити, що трудові архіви вже здійснюють значну роботу, спрямовану на захист законних інтересів громадян.

Державний архів області постійно надає організаційно-методичну допомогу райдержадміністраціям, міськвиконкомам щодо функціонування мережі трудових архівів.

У 2010 році архівними відділами міських рад прийнято 2 тис. 869 одиниць зберігання документів з особового складу при запланованому показнику 460 справ.

У зв`язку зі збільшенням кількості трудових архівів намітилася тенденція зменшення приймання документів особового складу архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад, що дасть їх змогу забезпечити приймання й збереженість документів НАФ.

У досить непростих умовах велась робота щодо формування Національного архівного фонду, поповнення його новими надходженнями.

Тривожною є стійка тенденція до зменшення кількості джерел формування НАФ, які передають документи на державне зберігання.

Відмова передавати документи до державних архівів підприємствами, що переходять з державної у приватну власність, стає повсюдним явищем. Нажаль власники таких документів не забезпечують належні умови їх зберігання та впорядкування.

За звітний період на державне зберігання прийнято 13 тис. 591 справу, з них держархів області – 5 903, архівні відділи – 7 688. Фонди держархіву області поповнили 1 922 документа особового походження,  100 – фото;  10 – фоно та 10 – відео документів.
Удосконалено та перероблено описів на 1 тис. 68 справ. Схвалено описів на 26 тис.903 справи, погоджено описів підприємств, установ, організацій на 16 тис. 659 справ.

У процесі здійснення організаційно – методичного керівництва архівами (архівними підрозділами) та діловодними службами обласних підприємств, установ та організацій надано методичну та практичну допомогу у підготовці 15 положень про архівний підрозділ, 16 положень про експертну комісію, 251 зведених номенклатур справ на 33 тис. 67 позиції тощо.

З метою поліпшення організації та методики ведення архівної справи прочитано 12 лекцій, надано 671 консультацію працівникам діловодних та архівних служб установ, з них 323 в установах фондоутворювачах.

Фахівцями архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад надавалась методична та практична допомога 14 установам у розробленні 105 положень про архівні підрозділи та 32 установам у підготовці 107 положень про експертну комісію.

Надано допомогу 96 установам у розробленні індивідуальних номенклатур справ, в тому числі 17 установам в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

З секретарями сільських, селищних рад, працівниками діловодних та архівних служб установ і організацій проведено 16 нарад та 128 семінарів з питань діловодства та архівної справи.

У 2010 році начальниками архівних відділів проведено 56 комплексних, 187 тематичних та 32 контрольні перевірки роботи архівних підрозділів та служб діловодства.

Разом з тим, у роботі по формуванню НАФ, поліпшенню схоронності документів в архівних підрозділах державних органів, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян залишаються суттєві недоліки.  

Часта зміна керівництва та відповідальних працівників за ведення архівної справи і організацію діловодства в установах - фодоутворювачах призводить до несвоєчасного науково-технічного опрацювання документів, і як наслідок, збільшення кількості справ, які зберігаються в архівних підрозділах понад встановлені терміни.

Мета всіх вищезазначених заходів – забезпечити збереження важливих джерел із сучасної історії України та поповнення ними Національного архівного фонду.

Поряд із питаннями формуванням НАФ, його збереженості, одним із головних завдань системи архівних установ є забезпечення доступу до Національного архівного фонду України та використання архівної інформації.

Використання документів НАФ традиційно залишається тією ділянкою роботи, яка підсумовує усю іншу діяльність, створює імідж та престиж архівним установам, суттєво впливає на доведення суспільної значущості архівної справи.

Діяльність архівних установ області у сфері використання НАФ була спрямована на соціальний захист населення, забезпечення потреб суспільства в документній інформації.

В минулому році архівістами області було виконано 63 генеалогічних запити, 938 тематичних запитів з історії церков, підприємств, населених пунктів, про адміністративне підпорядкування населених пунктів області, про виділення земельних ділянок, про реорганізацію підприємств і організацій, надання архівних документів для ксерокопіювання тощо.

Підготовлено 4 тематичні переліки документів з історії міста Коростеня, с. Дерманка Заславського повіту (нині с.Дубіївка Хмельницької області), музеїв космонавтики імені Сергія Павловича Корольова та Житомирського краєзнавчого, обласної клінічної лікарні імені Олександра Федоровича Гербачевського, підготовлено 2 інформаційних листа на адресу Головного управління міста Москви щодо біографічних відомостей московського архітектора Олександра Степановича Камінського та на адресу Київської молодіжної громадської організації «Молодіжний Центр політики та інформації» щодо історії села Сушки Коростенського району.

Чільне місце в роботі архівних установ завжди посідало виконання запитів соціально – правового характеру.

У 2010 році архіви розглянули 13 тис. 965 запитів, з них архівними відділами райдержадміністрацій, міських рад – 9 тис. 618. Трудовими архівами виконано – 7 тис. 168 запитів.

Від загальної кількості запитів, 86 відсотків виконані позитивно.

Проводилася відповідна робота щодо скорочення термінів розгляду запитів. На веб-сайті облдержадміністрації, власному веб-сайті постійно оновлюється інформація про послуги, які надає держархів області.

При виконанні запитів використовуються географічний, іменний, тематичний каталоги.
10 тис.168 громадян побувало на особистому прийомі в архівних установах області, більшість з них залишили письмові запити, іншим надано кваліфіковану консультацію.

Невід’ємною частиною використання інформаційних ресурсів НАФ є організація роботи користувачів у читальних залах. Кількість дослідників, які відвідують читальні зали постійно зростає. Так, у минулому році їх було 1 тис.636, що на 530 більше ніж у 2009 та на 740 у 2008 роках.

50 іноземних громадян з Білорусії, Росії, Польщі, Естонії, Канади, Німеччини, Сполучених Штатів Америки, Чехії проводили дослідження власних родоводів.

Вони вивчали російсько-українські відносини кінця ХІХ - початку ХХ століть, Білоруське Полісся в роки Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років, соціально-економічний, політичний та культурний розвиток нашого краю, чеські меншини, Волинський губернський предводитель дворянства, історію Житомирської єпархії 1940-1991 років, історію церков, костьолів, монастирів тощо.

Зареєстровано понад 2 тис. відвідувань дослідників.
Користувачам видано 14 тис. 809 справ, 2 930 описів, 630 підшивок газет, 550 книг.
З метою ефективнішого виконання запитів, проведення генеалогічних досліджень, консультування користувачів архівними документами в читальному залі, в держархіві області проведено семінар на тему: «Методика роботи читального залу».

Одним із засобів реалізації інформаційних потужностей архівів є  виставкова діяльність.
16 виставок архівних документів проводились у приміщенні держархіву області, а саме:

«Вибори Президента України на Житомирщині: 1991, 1994, 1999, 2004»,
«До Дня Соборності України»,
«До 1305 річниці від Першої літописної згадки про Коростень (945 рік)»,  
«До 65 – річчя від Дня Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років»,
«До Дня пам`яті жертв політичних репресій в Україні»,
«До Дня Конституції України»,
«До 90 – річчя від дня народження І.М. Кожедуба»,  
«Музею космонавтики ім. С.П.Корольова – 40 років»,
«До 20-ї річниці Декларації про державний суверенітет України»,
«До Дня Незалежності України»,  
«До Дня партизанської слави»,
«Житомирському краєзнавчому музею - 145 років»,
«До 66-ї річниці визволення України від фашистських загарбників»,
«До Дня пам`яті жертв Голодомору в Україні 1932-1933 років»,
«Товариству дослідників Волині – 110 років»,
«Обласній клінічній лікарні ім.О.Ф. Гербачевського – 115 років».

Загалом у звітному році архівістами області було підготовлено їх 29.

Проведено 13 екскурсій.

Здійснювалась робота по взаємодії із засобами масової інформації. Телеканали Житомирська облдержтелерадіокомпанія, Союз-ТВ, Міське радіо, Радіо клуб, Житомирська хвиля, газети Урядовий кур’єр, Житомирщина, 20 хвилин, Інтерес, інтернет-видання Власкор-інфо, Житомир.info, Житомир.Net висвітлювали роботу архівів.

Підготовлено 16 радіо та 12 телепередач, 36 статей у пресі з питань історії рідного краю та архівної справи, 1 наукова публікація «Діловодні документи Волинського дворянського депутатського зібрання: видовий зміст, склад, оформлення» (перша половина ХІХ століття).

З метою оптимізації пошуку необхідної документної інформації в держархіві області проводилася робота по удосконаленню довідкового апарату до фондів, справ. Створено колекцію агітаційної документації  з виборів Президента України 2010 року.

Поповнювалися картками каталоги, складено 120 каталожних карток. Завершилась робота по описанню метричних книг за конфесією «Православ`я». Протягом 2010 року переглянуто, оброблено і занесено на картки дані за 143-ма метричними книгами Сквирського повіту Київської губернії.

Здійснювався комп`ютерний набір відомостей по Бердичівському, Радомишльському, Сквирському повітах Київської губернії.
Результатом плідної праці архівістів є видання у 2010 році «Каталогу метричних книг» в 2-х томах. Том  1 «Римо-католицизм, греко-католицизм, лютеранство, іудаїзм», Том 2 «Православ`я».

В минулому році було активізовано роботу по підготовці путівника за фондами держархіву області. Повністю оформлено електронну версію на фонди колишнього партійного архіву. На 40 відсотків від загальної кількості фондів опрацьовано документи місцевих органів державної влади і управління, комісій та комітетів незаможних селян, органів юстиції, суду та прокуратури, військових установ.

З метою координації науково-дослідної роботи та пошуку нових форм творчої роботи продовжувалась співпраця Державного архіву Житомирської області з Київським центром генеалогічних досліджень, УКРІНЮР-КОЛЕГІЄЮ та Житомирським Державним університетом ім. І.Франка.

У 2010 році держархів області брав участь у конкурсі на здобуття премії ім.Василя Веретенникова, на який було представлено довідник «Адміністративно-територіальний устрій Житомирщини 1795-2006 роки».

Створено електронну версію збірника документів «Голодомор на Житомирщині 1932-1933 років».

Розпочато роботу по складанню реєстру клірових відомостей за конфесією православ’я.

Працівники держархіву області брали участь у ІІІ Волинській Міжнародній історико-краєзнавчій конференції, у VІІ Міжнародній науково-практичній конференції «Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики», у Всеукраїнській науково-краєзнавчій конференції, присвяченій 145-річчю заснуванню Житомирського краєзнавчого музею, в роботі круглого столу та виставки документів присвячених 180-річчю від дня народження відомого московського архітектора Олександра Степановича Камінського.

Як раніше згадувалось, оригінали біографічних відомостей про відомого архітектора, вперше виявлено у фондах держархіву області.

Цифрові копії родословних схем датовані 1623-1838 роками експонувались на заходах, які організовували Головархів Москви спільно з Державною Третьяковською галереєю, Російським державним архівом літератури і мистецтва та Державною публічною історичною бібліотекою у грудні 2010 року в Москві.

Продовжувалась робота по наповненню комп’ютерних баз даних. Завершена робота по створенню електронної бази даних архівних документів 27 томів відомостей паспортизації військових поховань. Розпочато відповідну роботу за 67 томами роздруківок Центрального архіву Міністерства Оборони Російської Федерації на загиблих воїнів, які були призвані військовими комісаріатами Житомирської області з 1941 по 1945 роки. Розпочато роботу по створенню іменних баз даних за Волинськими загальногубернськими книгами реєстрації шлюбів та поновленими актовими записами про народження. Через мережу Інтернет розпочато роботу по наповненню електронної бази даних «Український мартиролог ХХ ст.».

Розсекречування документів НАФ

Важливу роль у житті суспільства відіграють процеси, внаслідок яких здійснюється використання документів, що мають гриф секретності.

Створення системи доступу до документної інформації Національного архівного фонду, розсекречення необґрунтовано засекречених документів, є одним із пріоритетних напрямків роботи державного архіву області.

У 2010 році продовжувалась робота щодо приведення грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР у відповідність до вимог законодавства.

За минулий рік розсекречено 2 291 документ, складено 5 актів експертизи. Для «Реєстру розсекречених архівних фондів України» підготовлено описові статті на 9 розсекречених фондів це 1 420 справ. Матерали надіслано до Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.

В даний час у фондах держархіву області зберігається 1 тис.732 секретних справ, що становить 0,12% до загальної кількості одиниць зберігання.

Відсутність режимно-секретного органу в установах-фондоутворювачах, унеможливлює залучення їх представників до участі у роботі комісії по розсекреченню, що суттєво уповільнює цей процес. Проведення експертизи секретних документів та перегляд грифів секретності повинен здійснюватись подокументно, а деякі справи містять до 200 документів.

В 2011 році даний вид  роботи буде продовжуватись.

Дієвою була робота колегії держархіву області.

Протягом 2010 року проведено 14 засідань колегії, на яких розглянуто 44  питання.
Підводились підсумки роботи архівних установ області за 2009 рік та пріоритети на 2010 рік, виконання запитів та звернень громадян, організація особистого прийому, робота читального залу, взаємодія із засобами масової інформації, розміщення інформації на власному веб-сайті.

Немала увага на колегії надавалась кадровим питання. Відмічалась позитивна робота з кадровим резервом, підвищення кваліфікації працівників, виконання вимог Закону України «Про боротьбу з корупцією» та стан виконавської дисципліни, організації завдань, визначених в документах органів влади вищого рівня.

Члени колегії активно обговорювали питання видавничої діяльності. Це стосується видання  «Каталогу метричних книг», стан роботи над путівником держархіву області.

На засіданні колегії розглянуті результати комплексних перевірок архівних відділів Андрушівської, Брусилівської, Попільнянської, Романівської, Ружинської райдержадміністрацій, архівного відділу Коростенської міськради, трудових архівів Андрушівського, Житомирського, Романівського районів, контрольних перевірок архівного відділу Малинської райдержадміністрації, трудового архіву Житомирського району, а також стану діловодства і архівної справи в Головному управлінні Держкомзему в Житомирській області, в органах юстиції, прокуратури в Житомирській області та їх підвідомчих установ – джерелах формування НАФ.

Виносились на колегію важливі питання діяльності держархіву області – це робота експертно-перевірної комісії держархіву області за 2008-2009 роки,  науково-методичної ради, стан обліку документів, виявлення унікальних документів, описання фільтраційних справ, які передано на зберігання до держархіву області Управлінням СБУ в Житомирській області, розсекречування матеріальних носіїв секретної інформації колишнього СРСР.

Важливі проблеми систем забезпечення життєдіяльності приміщень держархіву області, пожежної безпеки, стану роботи по створенню страхового фонду документів, фінансово-господарської діяльності, надання платних послуг займали чільне місце у роботі колегії.
З усіх питань прийняті рішення колегії, які постійно аналізуються та контролюються.

Проведено 15 засідань науково-методичної ради, 12 засідань ЕПК та 45 апаратних нарад.

Фінансова  діяльність архівних установ області

Кошторисом на 2010 рік по загальному фонду державного бюджету Державному архіву Житомирської області затверджено видатки в сумі 1 млн. 849 тис.грн., що на  221 тис. грн. більше, ніж в 2009 році.

Але фактично недофінансовано 26,5 тис. грн., у 2009 році недофінансування сягало 20 тис. грн.
Із загальної суми видатків заробітна плата складає 1 млн. 158 тис. 400 грн., що більше на 108 тис. грн. ніж у 2009 році  Видатки на нарахування заробітної плати та її оплата профінансовані в повному обсязі.

Головним розпорядником бюджетних коштів при їх виділенні, на жаль, не враховувалося 5-ти разове, протягом року, підвищення мінімальної заробітної плати та окладів усім працівникам архіву, крім державних службовців, та щомісячний ріст індексації заробітної плати. В зв`язку з цим заохочувальні виплати не здійснювались.

В ІV кварталі 2010 року вдалося ліквідувати кредиторську заборгованість з оплати праці, яка виникла станом на 1 жовтня.
На придбання товарів, матеріалів, обладнання, оплати послуг, кошторисом було передбачено видатків на 98,3 тис. грн. в рік. Проте, з цієї суми було профінансовано лише 76,6 тис.грн., тобто недофінансування складає 21,7 тис.грн.

На  виконання обласної  Програми розвитку архівної справи  на 2006-2010 роки,  за звітний період фінансування не  здійснювалося, тому провести заходи, спрямовані на поліпшення умов зберігання документів НАФ, їх фізичного стану не було можливості.

Стовідсотково, на 180,4 тис.грн., профінансована оплата комунальних послуг та енергоносіїв.

Крім коштів загального фонду державного бюджету, з метою покриття видатків архіву, використовувались кошти, отримані від надання платних послуг та оренди приміщень. Кошторисом по спеціальному фонду передбачено видатків в сумі 167,1 тис.грн., що на 68%, тобто  68,4 тис.грн., більше, ніж в 2009 році. Зазначена сума повністю нарахована.

Касові видатки за рахунок коштів спеціального фонду склали 136,8 тис.грн., з них використано коштів на придбання товарів і оплати послуг 126,3 тис. грн., або 97,2 %, на оплату відряджень - 3, 1 тис.грн., на оплату комунальних послуг та елетроносіїв – 1,5 тис. грн., на навчання працівників – 1,7 тис.грн., на страхування членів добровільної пожежної дружини – 4,0 тис.грн.

За рахунок коштів Стабілізаційного фонду для проведення заходів з охорони приміщень архівних установ держархіву області було виділено 14,3 тис. грн., всі кошти надійшли та використані на оплату послуг по спостереженню за сигналізацією термінового виклику наряду міліції охорони, тобто кнопки тривожної сигналізації, яку обслуговує управління державної службі охорони при Управлінні Міністерства внутрішніх справ України в Житомирській області.

В зв`язку з недофінансуванням установи в 2009 році, станом на 1січня 2010 існувала кредиторська заборгованість в сумі 7,7 тис.грн, в тому числі: 2,5 тис.грн. – за придбане обладнання, предмети та інвентар і 4,2 тис.грн. – оплата інших послуг та інші видатки.

Протягом року вдалося її ліквідувати та не допустити кредиторської заборгованості по оплаті праці, оплаті комунальних послуг та енергоносіїв, при купівлі товарів та послуг.

Проте, станом на 1 січня 2011 року, виникла кредиторська заборгованість в сумі 1,0 тис.грн. видатків на відрядження.
На початок і кінець звітного року кредиторська і дебіторська заборгованість по спеціальному фонду відсутня.

Фінансування архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад здійснювалося в основному по заробітній платі. На розвиток матеріально-технічної бази кошти виділялись лише окремим архівним відділам.

Кількісний і якісний склад працівників архівних установ

Головним напрямком кадрової політики в умовах сьогодення є ріст професійного рівня працівників архівної галузі, удосконалення стилю і методів роботи, підвищення  престижу професії архівіста. У ній тісно переплітаються чинники суто матеріального порядку, і тонкі, делікатні матерії, пов’язані зі специфікою унікальної архівної діяльності.

В державних архівних установах області працює 131 особа.

38 % від загальної чисельності працівників складають державні службовці, 87 %  усіх працюючих – жінки.
Працівники керівного складу і більшість спеціалістів це фахівці з вищою освітою, у тому числі 11% з історичною освітою, 1 % з фаховою історико-архівною освітою.

Питома вага працівників, стаж роботи яких в архівній галузі становить від 1 до 5 років – 48 %,  від 6 до 10 років – 21 %,  від 11 до 15 років – 6%, від 16 до 29 років - 15%,  понад 30 років в архівних установах працює лише 1 %.

З метою поліпшення відбору, розстановки та виховання кадрів, підвищення ефективності їхньої праці та відповідальності за  доручену справу, у звітному році проведено чергову атестацію. За результатами атестації всі державні службовці відповідають займаним посадам.

Одним з пріоритетних напрямків роботи архівних установ є забезпечення підвищення кваліфікації працівників за професійними програмами, програмами постійно діючих та тематичних семінарів.  

У 2010 році кількість державних службовців, які пройшли підвищення кваліфікації в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій  суттєво збільшилося. В порівнянні з 2009 роком з 2%  до 26%.

Слід відмітити, що в травні минулого року працівники трудових архівів вперше підвищили кваліфікацію у зазначеній установі.
З метою просування по службі формується кадровий резерв. Він повинен забезпечувати добір працівників, які мають професійні навички, що ґрунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях.

При формуванні кадрового резерву в держархіві області за основу було взято професійну підготовленість працівників, які успішно виконують службові обов’язки, виявляють ініціативу, мають організаторські здібності та певний стаж роботи на посаді.

Аналіз вікового складу резервістів свідчить про те, що найчисельнішою серед них є група віком до 37 років. Всі особи зараховані до кадрового резерву мають вищу освіту.

В останні роки фізичне і моральне навантаження на архівістів значно зросло. Обсяги інформації постійно збільшуються, види робіт з архівними документами розширюються та ускладнюються, а штатна чисельність працівників архівів залишається незміною. Наявне кадрове забезпечення більшості архівних відділів  взагалі мінімальне (лише по одній особі), що не дає можливості виконувати у повному обсязі покладені на працівників завдання і часом ставить їх у критичне становище.

Усі присутні в цьому залі чітко усвідомлюють, що архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної сфери життєдіяльності суспільства. Ця галузь охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов’язані з нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів юридичними і фізичними особами. Не менш важливим є використанням відомостей, що містяться в архівних документах.

Безумовно, не всі ці питання були рівною мірою масштабними, гостро актуальними чи доленосними для архівних установ області та архівістів. Але всі вони вимагали певних, значних зусиль та постійно були у полі зору держархіву області.

Вирішення всіх наявних проблем та розвиток архівної справи на Житомирщині пов’язано з величезною відповідальністю архівістів за збереження багатства, ввіреного нашому поколінню. Адже за обмеженим бюджетним  фінансуванням непросто забезпечити функціонування архівних установ, створити відповідні умови для зберігання, поповнення та використання документів Національного архівного фонду.

У планах роботи держархіву області – подальша переорієнтація всіх служб на наукові методи роботи. Перспектива розвитку архівної справи в області вбачається також і у вмілому використанні професіоналізму та  багаторічного досвіду колег старшого покоління, а також енергії, завзятості молоді, яка поповнила ряди архівістів.

Саме архівістам притаманна риса вимірювати усе, що відбувається, шкалою зі значно більшими поділками, ніж іншим людям.

Сьогодні архівна справа і професія архівіста набула нового, важливого, а, можливо й найголовнішого значення у відновленні правдивої історії нашої держави, правового захисту інтересів громадян.

У нинішню епоху підвищення інтересу до української історії і національної самобутності архіви повинні донести до суспільства справжню сутність і дух історії, нелаковану і неприховану правду про далеке і близьке минуле.

Щороку ми долаємо не штучні, а об`єктивні труднощі пов`язані з реаліями сьогодення.

Впевнений, що усім нам вистачить мудрості, професіоналізму, наполегливості у тому, щоб надалі гідно виконувати покладені на нас завдання.

Вдячний усім, хто самовіддано служив і служить архівній справі.

Користуючись нагодою, дозвольте привітати вас зі святом весни, краси – Днем  8 Березня, висловити слова глибокої шани, побажати здоров’я, мудрості, сили та терпіння усім жінкам!

Дякую за увагу.